Glosario

Los términos que se relacionan fueron tomados de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y la Norma Internacional ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de Calidad – Fundamentos y vocabulario

Las palabras que se encuentran resaltadas cuentan con su propia definición.

Acción correctiva

Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

Acción preventiva

Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

Adecuación

Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

Adquisición de bienes y servicios

Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad.

Alcance de la auditoría

Extensión y límites de una auditoría.

Alta dirección

Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad.

Ambiente de trabajo

Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

Aseguramiento de la calidad

Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.

Auditado

Organización que es auditada.

Auditor

Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría.

Auditoría

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

Auditoría interna

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Autoridad

Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación.

Calibración

Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relación entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición, o valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de patrones.

Calidad

Grado en el que un conjunto de características  inherentes cumple con los requisitos.

Capacidad

Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto  que cumple los requisitos para ese producto.

Capacidad de una entidad

Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.

Característica

Rasgo diferenciador.

Característica de la calidad

Característica inherente de un producto, proceso o sistema relacionada con un requisito.

Característica metrológica

Rasgo distintivo que puede influir sobre los resultados de la medición.

Clase

Categoría o rango dado a diferentes requisitos de la calidad para productos, procesos o sistemas que tienen el mismo uso funcional.

Cliente

Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Cliente de la auditoría

Organización o persona que solicita una auditoría.

Competencia

Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades. atributos personales y aptitud demostrados para aplicar conocimientos y habilidades.

Concesión

Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.

Conclusiones de la auditoría

Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Confirmación metrológica

Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medición cumple con los requisitos para su uso previsto.

Conformidad

Cumplimiento de un requisito.

Contrato

Acuerdo vinculante.

Control de la calidad

Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad. 

Conveniencia

Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.

Corrección

Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Criterios de auditoría

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

Defecto

Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.

Desecho

Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto.

Diseño y desarrollo

Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio.

Documento

Información y su medio de soporte.

Efectividad

Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia

Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Enfoque basado en procesos

Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

Ensayo/prueba

Determinación de una o más características de acuerdo con un procedimiento.

Entidades

Entes de la Rama Ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.

Equipo auditor

Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

Equipo de medición

Instrumento, software, patrón, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.

Especificación

Documento que establece requisitos.

Estructura de la entidad

Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la Ley.

Evidencia de la auditoría

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

Evidencia objetiva

Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Experto técnico

persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.

Función de una entidad

Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad.

Función metrológica

Función con responsabilidad administrativa y técnica para definir e implementar el sistema de gestión de las mediciones.

Gestión

Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.

Gestión de la calidad

Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad.

Gestión documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Habilidad

Capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos personales para desempeñar una actividad.

Hallazgos de la auditoría

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

Información

Datos que poseen significado.

Infraestructura

Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad.

Inspección

Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones.

Liberación

Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

Manual de la calidad

Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad.

Mejora continua

Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

Mejora de la calidad

Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.

No conformidad

Incumplimiento de un requisito.

Objetivo de la calidad

Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad.

Organización

Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.

Parte interesada

Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad.

Permiso de desviación

Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto, antes de su realización.

Plan de auditoría

Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Plan de la calidad

Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico.

Planificación de la calidad

Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.

Política de la calidad

Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad.

Procedimiento

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Proceso de calificación

Proceso para demostrar la capacidad para cumplir los requisitos especificados.

roceso de medición

Conjunto de operaciones que permiten determinar el valor de una magnitud.

Producto y/o servicio

Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Programa de la auditoría

Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Proveedor

Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.

Proyecto

Proceso  único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

Reclasificación

Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales.

Registro

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

Reparación

Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista.

Reproceso

Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos.

Requisito

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Responsabilidad

Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

Revisión

Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Riesgo

Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.

Satisfacción del cliente

Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

Seguridad de funcionamiento

Conjunto de propiedades utilizadas para describir la disponibilidad y los factores que la influencian: confiabilidad, capacidad de mantenimiento y mantenimiento de apoyo.

Sistema

Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito.

Sistema de gestión

Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.

Sistema de gestión de la calidad

Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

Sistema de Gestión de la Calidad para entidades

Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.

Sistema de gestión de las mediciones

Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan necesarios para lograr la confirmación metrológica y el control continuo de los procesos de medición.

Trazabilidad

Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

Validación

Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

Verificación

Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

Verificación (metrológica)

Comparación directa entre las características metrológicas del equipo de medición y los requisitos metrológicos del cliente.